什么是影子IT？
影子IT指的是未经公司知晓或批准，员工私自部署软件和硬件用于工作的现象。最典型的案例是使用WhatsApp等消费者消息服务与同事和客户进行业务沟通。这种做法不仅限于个人员工，通常还会蔓延到团队甚至整个部门。
影子IT的常见形式
软件
• 用于商务沟通的即时通讯工具：WhatsApp、Telegram等
• 云存储服务：Google Drive、OneDrive
• 视频会议平台：Zoom、MS Teams
• 文件共享服务：Dropbox、iCloud Drive
• 个人电子邮件账户
硬件
• 个人智能手机
• 个人笔记本电脑
数据证明一切
影子IT的普遍程度远超大多数企业领导者的认知。Gartner 2023年的一项调查发现，全球88%的企业都遭遇过影子IT的使用。其他研究表明，企业中近三分之二未经批准的SaaS应用程序是由员工绕过官方IT审批流程引入的。简而言之，影子IT不再是“是否会发生”的问题，而是“已经存在多大程度”的问题。
员工为何倾向于影子IT
原因很简单。面向消费者的云服务、SaaS解决方案和即时通讯应用程序广泛可得且易于使用，员工在日常生活中已对这些工具非常熟悉。当公司内部流程繁琐或IT支持响应缓慢时，员工自然会选择熟悉的第三方工具作为替代方案。
远程工作的兴起加剧了这一趋势。当员工在个人设备上运行应用程序时，他们的安全意识往往低于受控的企业环境。这部分解释了疫情后未经授权工具采用率持续增长的原因。
消费者消息应用在专业环境中的风险
在工作中使用WhatsApp和Telegram等消费者聊天平台所带来的风险远不止非正式性那么简单。
公司数据未受保护
当业务讨论发生在个人消息应用上时，内部数据会落入第三方提供商手中，并超出公司的安全边界。此类工具通常不符合企业级安全标准，大幅增加了数据泄露的风险。只有公司管理的通信系统才能确保业务数据在受保护的私人通道内。
客户信息意外泄露
如果员工使用WhatsApp联系同事或客户，通讯录中存储的联系方式可能会在未经当事人同意的情况下上传到Meta（WhatsApp的母公司）。这些数据可能被用于商业营销，而员工或相关联系人往往对此毫不知情。
解决方案：部署企业级通信工具
鉴于消费者聊天应用程序用于商业用途的数据安全漏洞，组织应为员工配备专用的内部通信系统。这是阻止使用不合规消息工具的最有效基本措施。它通过简化的信息交换促进协作，同时始终保持数据可控和合规。
一个企业就绪的通信平台应具备以下特点：
• 端到端加密：消息仅对会话参与者可见，即使是服务提供商也无法解密
• 隐私优先架构：从设计之初就旨在防止数据滥用
• 数据合规性：遵守相关数据保护法规
• 全面的访问控制：拥有邀请或禁用用户账户的完整管理权限
• 易用性和完整功能：再多的安全性也无法挽救因用户体验差而被员工拒绝的工具
ComCube：消除影子IT的机会
ComCube为这一挑战提供了一个有效的解决方案。其直观的界面对员工的学习曲线要求极低，功能涵盖所有日常协作场景——从而无需依赖消费者消息工具作为临时替代方案。
管理员在ComCube中拥有完全的权限，可以即时邀请或撤销用户访问权限，并无时间限制地撤回已发送的消息。ComCube严格遵守数据保护法规，在数据治理和隐私保护方面是市场上最安全的消息服务之一。
Shadow IT指的是未经公司知晓或批准，员工私自部署软件和硬件用于工作的现象。最典型的案例是使用WhatsApp等消费者消息服务与同事和客户进行业务沟通。这种做法不仅限于个人员工，通常还会蔓延到团队甚至整个部门。
影子IT的常见形式
软件
- 用于商务沟通的即时通讯工具：WhatsApp、Telegram等
- 云存储服务：Google Drive、OneDrive
- 视频会议平台：Zoom、MS Teams
- 文件共享服务：Dropbox、iCloud Drive
- 个人电子邮件账户
硬件
- 个人智能手机
- 个人笔记本电脑
数据证明一切
影子IT的普遍程度远超大多数企业领导者的认知。Gartner 2023年的一项调查发现，全球88%的企业都遭遇过影子IT的使用。其他研究表明，企业中近三分之二未经批准的SaaS应用程序是由员工绕过官方IT审批流程引入的。简而言之，影子IT不再是“是否会发生”的问题，而是“已经存在多大程度”的问题。
员工为何倾向于影子IT
原因很简单。面向消费者的云服务、SaaS解决方案和即时通讯应用程序广泛可得且易于使用，员工在日常生活中已对这些工具非常熟悉。当公司内部流程繁琐或IT支持响应缓慢时，员工自然会选择熟悉的第三方工具作为替代方案。
远程工作的兴起加剧了这一趋势。当员工在个人设备上运行应用程序时，他们的安全意识往往低于受控的企业环境。这部分解释了疫情后未经授权工具采用率持续增长的原因。
消费者消息应用在专业环境中的风险
在工作中使用WhatsApp和Telegram等消费者聊天平台所带来的风险远不止非正式性那么简单。
公司数据未受保护
当业务讨论发生在个人消息应用上时，内部数据会落入第三方提供商手中，并超出公司的安全边界。此类工具通常不符合企业级安全标准，大幅增加了数据泄露的风险。只有公司管理的通信系统才能确保业务数据在受保护的私人通道内。
客户信息意外泄露
如果员工使用WhatsApp联系同事或客户，通讯录中存储的联系方式可能会在未经当事人同意的情况下上传到Meta（WhatsApp的母公司）。这些数据可能被用于商业营销，而员工或相关联系人往往对此毫不知情。
解决方案：部署企业级通信工具
鉴于消费者聊天应用程序用于商业用途的数据安全漏洞，组织应为员工配备专用的内部通信系统。这是阻止使用不合规消息工具的最有效基本措施。它通过简化的信息交换促进协作，同时始终保持数据可控和合规。
一个企业就绪的通信平台应具备以下特点：
- 端到端加密：消息仅对会话参与者可见，即使是服务提供商也无法解密
- 隐私优先架构：从设计之初就旨在防止数据滥用
- 数据合规性：遵守相关数据保护法规
- 全面的访问控制：拥有邀请或禁用用户账户的完整管理权限
- 易用性和完整功能：再多的安全性也无法挽救因用户体验差而被员工拒绝的工具
ComCube：消除影子IT的机会
ComCube为这一挑战提供了一个有效的解决方案。其直观的界面对员工的学习曲线要求极低，功能涵盖所有日常协作场景——从而无需依赖消费者消息工具作为临时替代方案。
管理员在ComCube中拥有完全的权限，可以即时邀请或撤销用户访问权限，并无时间限制地撤回已发送的消息。ComCube严格遵守数据保护法规，在数据治理和隐私保护方面是市场上最安全的消息服务之一。
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